tietosuojaseloste
Yleistä
Isännöintiyrityksen toiminnan kannalta on välttämätöntä kerätä ja hallinnoida asiakasyhtiöihin ja niiden asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.
Rekisterinpitäjä
Asua Isännöinti Oy
00240 Helsinki
y-tunnus: 3498096-7
info@asuaisannointi.fi
Henkilötietojen asianmukainen käsittely
Asianmukaisen tiedonkäsittelyn menetelmillä varmistetaan, että toimintatapamme henkilötietojen käsittelyssä sekä toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi ovat asianmukaiset. Rekisteröidyistä käsitellään vain tarpeellista tietoa ja vain siihen tarkoitukseen, mihin tiedot on alun perin kerätty. Tietoja luovutetaan ulkopuolisille vain tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietoja säilytetään asianmukainen turvallisuus huomioiden ja vain niin kauan kuin on tarpeen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tarvitsemme osakkaan, hallituksen jäsenen ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme sekä hoitaa näiden kautta tulevat tehtävät ja ilmoitukset, kuten muutostyöt, muuttoilmoitukset, asiakirjojen tilaus ja toimitus, ja palautteet. Käytämme tietoja taloyhtiön hallinnon ja taloushallinnon sekä teknisen ylläpidon tehtävissä, taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa, taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä, hallituksen kokoonpanon hallinnassa, viranomaisilmoituksista huolehtimisessa sekä rahanpesulain vaatimien tiedonkeruutehtävien noudattamisessa. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua sekä lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi.
Henkilötietorekisterit, kerättävät henkilötiedot ja säännönmukaiset tietolähteet
Käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja asiakkaidemme lukuun etupäässä seuraavissa rekistereissä:
Asiakasrekisteri. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: asiakasyrityksen edustajan nimi, organisaatio, sähköposti ja puhelinnumero.
Asukasrekisteri. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, sisään- ja poismuuttoajankohdat, asukkaan käyttämät palvelut, laskutustiedot (vastikkeen/vuokran maksua varten), tiedot kunnossapito- ja muutostöistä, avainhallintatiedot, rekisteritunnus (autopaikan hallinnointia ja laskutusta varten).
Hallitusrekisteri. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: hallituksen jäsenen nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, PEP-tieto (tieto, siitä, onko poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö).
Osakeluettelo ja luettelo osakkeen aiemmista omistajista. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: osakkaan ja muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, hallintaan oikeuttavien osakkeiden määrä ja numerot.
Tietopyyntörekisteri. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: tietopyynnön tekijän nimi, yhteystiedot (siltä osin kuin tietopyynnön lähettäjä ne esittää tai ne ovat tarpeen tietopyynnön lähettäjän tunnistamiseksi), organisaatio (mikäli edustaa organisaatiota). .
Tiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta sopimuksen teon tai sisäänmuuton yhteydessä, taloyhtiöltä, tai kolmannelta osapuolelta (huoneistotietojärjestelmä, Maanmittauslaitos, muu viranomainen, internet-sivujen palveluntarjoaja). Henkilötietoja saadaan myös edelliseltä isännöintiyritykseltä isännöitsijän vaihdon yhteydessä.
Kaikista rekisteröidyistä ei välttämättä kerätä kaikkea yllä mainittua tietoa. Mikäli henkilötunnus on välttämätön tieto asumisen palveluihin liittyvien maksujen perimisen kannalta, myös ne rekisteröidään.
Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja lakisääteisen ajan tai sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja ennalta määritellyn ajan ja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista asiakkuuden siirron, laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön ja isännöintiyrityksen käyttämille palveluntarjoajille kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.
Tietoturva ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimintaohjeet
Henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijä suojatulla työasemallaan, joihin pääsee kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella. Tilat ja laitteet on suojattu asianmukaisin suojaus- ja valvontajärjestelmin.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto häntä koskevista henkilötiedoista, oikeus pyytää häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista, sekä oikeus vastustaa häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä. Poistamis-, rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista. Pyyntö on toimitettava kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle.
Emme tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä emmekä profilointia käsittelemiemme henkilötietojen perusteella.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietosuojaan liittyvien oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi valvontaviranomaiselle, mikäli emme ole noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä.
Lisätiedot ja tietopyynnöt
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä meihin.